Immer häufiger können Dokumente auch elektronisch eingereicht werden – was sehr zeitsparend und nervenschonend sein kann und zudem auch die Umwelt freut. Dadurch sind beglaubigte Übersetzungen, die eine elektronische Signatur tragen, seit einiger Zeit rechtsgültig. Im folgenden Blog-Beitrag erfahren Sie, was es damit genau auf sich hat, wo sie (nicht) gilt, welche Vorteile sie Ihnen bietet und worauf Sie dabei achten sollten.
Elektronische Signatur – was ist das genau?
Zur Erinnerung: Für gewöhnlich werden beglaubigte Übersetzungen ausgedruckt, unterschrieben, gestempelt und an das Original oder die ausgedruckte Kopie geheftet. Erst dann sind sie gültig. Das ist die herkömmliche Variante, die nach und nach von der elektronischen abgelöst wird. Seit einigen Jahren kann nämlich auf Grundlage des Signaturgesetzes (SigG) eine qualifizierte elektronische Signatur (in der Praxis auch „digitale Signatur“ genannt) an die Stelle einer herkömmlichen Unterschrift treten, die genauso rechtswirksam ist wie eine händische Unterschrift. Mit der EU-Verordnung 210/2014 (eIDAS-Verordnung) besteht europaweit auch ein Rechtsanspruch darauf, dass die qualifizierte elektronische Signatur als rechtsgültig angesehen wird. Somit werden damit signierte beglaubigte Übersetzungen im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) von österreichischen Gerichten, Behörden und weiteren Stellen anerkannt.
Vorteile der elektronischen Signatur
Eine elektronische Signatur bietet Ihnen einige Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Variante, unter anderem:
- schnellerer Erhalt der beglaubigten Übersetzung (kein Postweg etc.)
- einfacher Versand per E-Mail
- keine zusätzlichen Botenkosten und Portogebühren
- Gültigkeit der Signatur per Mausklick feststellbar
- keine Notwendigkeit mehr für Mehrfachausfertigungen der Übersetzungen
- keine Veränderung an der Datei nach elektronischer Signatur möglich = erhöhte Datensicherheit
Und so einfach geht’s:
Grenzen der elektronischen Signatur
Hört sich fast zu schön an, um wahr zu sein, richtig? Nun ja, ganz so einfach ist die ganze Sache mit den beglaubigten Übersetzungen dann doch nicht immer. Manche beglaubigten Übersetzungen erfordern beispielsweise noch weitere Überbeglaubigungsschritte – und in diesem Fall müssen sie auf herkömmliche Art und Weise signiert und verbunden werden. Das ist deshalb so, weil die elektronische Signatur immer der letzte Schritt sein muss – kommt noch eine Apostille hinterher, wäre sie dies nicht mehr. Auf die elektronische Signatur bei beglaubigten Übersetzungen wird auch häufig dann verzichtet, wenn bereits das Original-Dokument in der Ausgangssprache eine elektronische Signatur aufweist, denn so würde die elektronische Signatur des Originals ihre Gültigkeit verlieren. Es gibt aber zwei Möglichkeiten, hier trotz elektronischer Signatur die Gültigkeit beider Signaturen aufrechtzuerhalten:
- Das Original und die beglaubigte Übersetzung werden nicht in ein gemeinsames PDF-Dokument zusammengefügt, sondern getrennt eingereicht.
- Es wird vor der beglaubigten Übersetzung noch ein Original ohne elektronische Signatur besorgt.
Aller Wahrscheinlichkeit nach wird sich hier aber in den nächsten Jahren noch einiges tun, damit weitere bürokratische Hürden entfernt werden, zum Beispiel die elektronische Einholung von Apostillen.
Elektronische Signatur: Kommunikation ist der Schlüssel
Prinzipiell ist eine elektronische Signatur bei einer einfachen beglaubigten Übersetzung also bedenkenlos möglich. Allerdings akzeptieren immer noch nicht alle Behörden – egal, um welches Land es geht – elektronisch signierte Dokumente, da sie beispielsweise noch nicht über die benötigten Endgeräte für die Verarbeitung dieser Dokumente verfügen. Deshalb möchten wir Ihnen noch folgenden Tipp mit auf den Weg geben:
Bitte klären Sie vor jeder beglaubigten Übersetzung ab, ob der betreffende Empfänger der Übersetzung (Behörde, Notar etc.) elektronisch signierte Dokumente auch tatsächlich akzeptiert und verarbeiten kann und teilen Sie uns dies mit.
Gerne helfen wir Ihnen auch, herauszufinden, wo Sie am besten nachfragen oder ziehen selbst unsere Kontakte bei diversen Behörden für Sie zu Rate.
Fazit
Sie sehen: Die elektronische Signatur hat die Welt der beglaubigten Übersetzungen ordentlich verändert. Gut so, finden wir, denn durch die elektronische Signatur kann Zeit und Geld gespart werden und der gesamte Prozess der beglaubigten Übersetzungen wird einfacher. Melden Sie sich gerne bei uns, wenn wir eine beglaubigte Übersetzung für Sie abwickeln dürfen oder Sie Fragen rund um die elektronische Signatur haben – wir sind Experten auf diesem Gebiet und beraten Sie gerne jederzeit!
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Möchten Sie sich noch mehr über beglaubigte Übersetzungen erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unsere Dienstleistungsbeschreibung auf unserer Webseite. Gerne beraten wir Sie und kümmern uns in kürzester Zeit um die komplette Umsetzung. Setzen Sie sich mit unserem Übersetzungsbüro einfach über unser Kontaktformular in Verbindung!
